У техники есть такой показатель, как "контрольный расход топлива". Он указывается в паспорте и там честно пишется, что это не является эксплуатационной нормой. Далее идут проценты к нему (закреплено минтрансом, с лохматых годов СССР и продолжается до сего времени, с учётом реалий). Если город большой - учитывается, если кондиционер - учитывается, если холодно - учитывается, если эксплуатация в горной местности - учитывается.
Все это высчитывает на конкретную машину механик или инженер по эксплуатации, утверждает эту норму и исходя из неё бухгалтерия и определяет расходы и пробеги.
В двух конторах, где я работал (одна из них - автоколонна оставшаяся со времён СССР), было именно так.
yaplakal.com