Нам присылали все письма через электронную почту .
Получение загранпаспорта выглядело так;
Шаг 1. Заполняешь на сайте госуслуги анкету, заливаешь в неё фото для анкеты.
Шаг2. Тебе приходит письмо из ФМС, о том, что анкета проверена, просим явиться на фотографирование для паспорта в такой-то день, к такому-то времени. Приходишь к своему времени, принимают без очереди, фотографируют.
Шаг3. Приходит электронное письмо из ФМС о том, что паспорт отправлен на оформление в Москву.
Шаг4. Из ФМС приходит электронное письмо о том, что паспорт готов, нужно приходить получать в такой-то день.
Как видите, каждый этап сопровождается разъяснительным письмом. Это Нижний Новгород. А у вас какая-то недоработка, от регионального ФМС зависит, видимо, а не от госуслуг.